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（一）實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購的兩個(gè)前提
1. 選擇最佳的供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理是準(zhǔn)時(shí)化采購成功的基石
作為一般外購產(chǎn)品與不重要外購產(chǎn)品的供應(yīng)商對(duì)企業(yè)的影響相當(dāng)小,因?yàn)檫@類產(chǎn)品的替代供應(yīng)商較多,對(duì)于這類產(chǎn)品的采購可以采用多個(gè)供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)的方式采購。對(duì)供應(yīng)商選擇的標(biāo)準(zhǔn)也較簡(jiǎn)單,產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨準(zhǔn)時(shí)性足以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行判斷。對(duì)于瓶頸外購產(chǎn)品,核心企業(yè)要相當(dāng)重視,因?yàn)檫@類產(chǎn)品一般是壟斷性市場(chǎng),選擇替代性很困難,由于地理與政治等因素使企業(yè)想要從事這類產(chǎn)品的生產(chǎn)也很困難。這類的供應(yīng)商一般稱為瓶頸供應(yīng)商。重要戰(zhàn)略外購品具有戰(zhàn)略上的重要性,這類產(chǎn)品選擇替代性供應(yīng)商非常困難。由以上可以看出核心企業(yè)產(chǎn)品的分類對(duì)供應(yīng)商的選擇以及以后的發(fā)展戰(zhàn)略都起著重要影響。針對(duì)重要戰(zhàn)略外購產(chǎn)品與瓶頸外購產(chǎn)品必須與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系
2. 供應(yīng)商與用戶的緊密合作是準(zhǔn)時(shí)化采購成功的鑰匙
一種簡(jiǎn)單的買賣關(guān)系，無法解決一些涉及全局性、戰(zhàn)略性的供應(yīng)鏈問題。而基于戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的采購方式為解決這些問題創(chuàng)造了條件。隨著經(jīng)濟(jì)的全球化，戰(zhàn)略協(xié)作已成為人們的一種共識(shí)，合作化的程度越來越高。通過聯(lián)盟可以解決庫存問題，降低由于不可預(yù)測(cè)的需求變化帶來的風(fēng)險(xiǎn)，為共同解決問題提供便利條件;同時(shí)可以降低采購成本，為信息共享架橋鋪路。這些都為準(zhǔn)時(shí)化采購創(chuàng)造了有利條件。
(二）實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購法的步驟
1. 精選少數(shù)供應(yīng)商, 建立伙伴關(guān)系
選擇供應(yīng)商應(yīng)從這幾個(gè)方面考慮: 產(chǎn)品的質(zhì)量、供貨情況、應(yīng)變能力、地理位置、企業(yè)規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)能力、價(jià)格、與其他供應(yīng)商的可替代性等。
2 .搞好供應(yīng)商的培訓(xùn), 確定共同的目標(biāo)
準(zhǔn)時(shí)化采購是供需雙方共同的業(yè)務(wù)活動(dòng), 單靠采購部門的努力是不夠的, 需要供應(yīng)商的配合。只有供應(yīng)商對(duì)準(zhǔn)時(shí)化采購的策略和運(yùn)作方法有了認(rèn)識(shí)和理解, 才能獲得供應(yīng)商的支持和配合, 因此需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)。通過培訓(xùn),大家取得一致的目標(biāo), 相互之間就能夠很好地協(xié)調(diào), 做好采購的準(zhǔn)時(shí)化工作。
3. 創(chuàng)建準(zhǔn)時(shí)化采購班組
世界一流企業(yè)的專業(yè)采購人員有3個(gè)責(zé)任：尋找貨源、商定價(jià)格、發(fā)展與供應(yīng)商的協(xié)作關(guān)系并不斷改進(jìn)。因此專業(yè)化的高素質(zhì)采購隊(duì)伍對(duì)實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購至關(guān)重要。為此，首先應(yīng)成立兩個(gè)班組，一個(gè)是專門處理供應(yīng)商事務(wù)的班組，該班組的任務(wù)是認(rèn)定和評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)、能力，或與供應(yīng)商談判簽訂準(zhǔn)時(shí)化訂貨合同，向供應(yīng)商發(fā)放免檢簽證等，同時(shí)要負(fù)責(zé)供應(yīng)商的培訓(xùn)與教育。另外一個(gè)班組是專門從事消除采購過程中浪費(fèi)的班組。這些班組人員對(duì)準(zhǔn)時(shí)化采購的方法應(yīng)有充分的了解和認(rèn)識(shí)，必要時(shí)要進(jìn)行培訓(xùn)，如果這些人員本身對(duì)準(zhǔn)時(shí)化采購的認(rèn)識(shí)和了解都不徹底，就不可能指望供應(yīng)商的合作了。
4. 制定計(jì)劃，確保準(zhǔn)時(shí)化采購策略有計(jì)劃、有步驟地實(shí)施
要制定采購策略，改進(jìn)當(dāng)前的采購方式，減少供應(yīng)商的數(shù)量、正確評(píng)價(jià)供應(yīng)商、向供應(yīng)商發(fā)放簽證等內(nèi)容。在這個(gè)過程中，要與供應(yīng)商一起商定準(zhǔn)時(shí)化采購的目標(biāo)和有關(guān)措施，保持經(jīng)常性的信息溝通。
5. 向供應(yīng)商頒發(fā)產(chǎn)品免檢合格證書
準(zhǔn)時(shí)化采購和傳統(tǒng)的采購方式的不同之處在于買方不需要對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行比較多的檢驗(yàn)手續(xù)。要做到這一點(diǎn)，需要供應(yīng)商做到提供百分之百的合格產(chǎn)品，當(dāng)其做到這一要求時(shí)，即發(fā)給免檢手續(xù)的免檢證書。
6. 實(shí)現(xiàn)配合準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)的交貨方式
準(zhǔn)時(shí)化采購的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)準(zhǔn)時(shí)化，為此，要實(shí)現(xiàn)從預(yù)測(cè)的交貨方式向準(zhǔn)時(shí)化適時(shí)交貨方式轉(zhuǎn)變。
7. 進(jìn)行試點(diǎn)工作
先從某種產(chǎn)品或某條生產(chǎn)線試點(diǎn)開始，進(jìn)行零部件或原材料的準(zhǔn)時(shí)化供應(yīng)試點(diǎn)。在試點(diǎn)過程中，取得企業(yè)各個(gè)部門的支持是很重要的，特別是生產(chǎn)部門的支持。通過試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為正式實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購打下基礎(chǔ)。
8.讓供應(yīng)商參與生產(chǎn)設(shè)計(jì)
制造商在產(chǎn)品設(shè)計(jì)生產(chǎn)計(jì)劃階段讓供應(yīng)商參與進(jìn)來,這樣供應(yīng)商就可在物料及部件生產(chǎn)供應(yīng)、庫存方面從質(zhì)、量、時(shí)間上配合制造商的準(zhǔn)時(shí)化采購,提高采購活動(dòng)的效率,同時(shí)也便于制造商把用戶的價(jià)值及時(shí)地轉(zhuǎn)化為供應(yīng)商的原材料和零部件的質(zhì)量與功能要求。
9. 采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)傳輸方式
供應(yīng)商與制造商之間使用電子數(shù)據(jù)交換( EDI) 和因特網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的快速準(zhǔn)確傳輸。
（三）實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)化采購所要采取的內(nèi)控措施
1.對(duì)供應(yīng)商的管理是成功實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購的基礎(chǔ)
企業(yè)的供應(yīng)鏈管理包括原材料獲得,設(shè)計(jì),制造,配送,營(yíng)銷,售后服務(wù),整體規(guī)劃等,為了擁有一個(gè)好的供應(yīng)鏈管理,對(duì)供應(yīng)商的選擇,評(píng)估尤為重要,管理是供應(yīng)鏈管理中的一個(gè)最重要的基礎(chǔ),也是企業(yè)實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購的第一門功課.
準(zhǔn)時(shí)化采購是采購中要求相當(dāng)嚴(yán)格,難度又較高的一種采購,對(duì)供應(yīng)商的選擇要求,對(duì)供應(yīng)商的供貨的質(zhì)量控制,甚至對(duì)供應(yīng)商的合作意愿都有一些特殊的要求.
供應(yīng)商要有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力,要有過硬的產(chǎn)品質(zhì)量,要有高效的物流能力.要與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,減少由于質(zhì)量檢驗(yàn)所耗費(fèi)的時(shí)間.
2.企業(yè)加強(qiáng)管理是實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購的關(guān)鍵.
企業(yè)為實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購,必須加強(qiáng)內(nèi)部管理.完善采購組織機(jī)構(gòu)與責(zé)任機(jī)制.做好采購計(jì)劃和采購預(yù)算的編制工作.加強(qiáng)采購價(jià)格管理,加強(qiáng)物資采購合同管理.加強(qiáng)采購的品質(zhì)管理,加強(qiáng)采購的財(cái)務(wù)管理,做好物資領(lǐng)用管理.加強(qiáng)物資采購的綜合評(píng)價(jià)管理.
3.物流要素整合是準(zhǔn)時(shí)化采購的保障.
準(zhǔn)時(shí)化采購的成功實(shí)現(xiàn),依賴于快速,高效的物流運(yùn)作.如何平衡物流系統(tǒng)各功能要素,并提升供應(yīng)鏈整體績(jī)效是需要解決的問題,解決辦法是在供需雙方基礎(chǔ)上由需方主導(dǎo)對(duì)采購物流系統(tǒng) 進(jìn)行優(yōu)化和整合-運(yùn)輸整合,包裝簡(jiǎn)化,作業(yè)流程改進(jìn).
4.信息傳遞順暢是準(zhǔn)時(shí)化采購成功實(shí)施的保障;
5.績(jī)效持續(xù)改善是準(zhǔn)時(shí)化采購高效運(yùn)作的根本.
為了保證準(zhǔn)時(shí)化采購的成功運(yùn)行,采購業(yè)務(wù)流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn),職責(zé)界定和考核辦法必須明確而清晰,包括績(jī)效指標(biāo)設(shè)立和績(jī)效提升兩個(gè)部分.
